Integratie & Configuratie HR-systemen

Lees de terugblik en de besproken denkrichtingen.

Download de bijlage Handboek voor bewindspersonen (PDF, 641 KB).

Download de bijlage Kamerbrief Contouren behouden, binden en inspireren (PDF, 541 KB).

Datum & tijd (geweest)

12 december 2023, 12.00 - 18.00 uur.

Locatie

Green Village – Blokhoeve 7, 3438 LC Nieuwegein.

Informatie

De huidige diensten en producten van HR-systemen zijn sterk verouderd en steeds lastiger te onderhouden. Ook sluiten ze niet aan bij de eisen die vanuit het nieuwe HR-model, als onderdeel van de Defensievisie 2035, worden gesteld. Defensie wil een slimme, technologisch hoogwaardige en informatiegestuurde organisatie zijn, met een flexibele en schaalbare krijgsmacht. De mate waarin Defensie de operationele inzet kan vervullen is direct afhankelijk van de personele capaciteit en de mate van inzetgereedheid van het personeel. De beoogde flexibiliteit en schaalbaarheid, met de mens als belangrijkste kapitaal, betekent dat inzicht in- en sturen op inzetgereedheid (nu en op termijn), cruciaal zijn voor het functioneren van de organisatie. Het huidige landschap kan deze visie niet ondersteunen en het is daarom noodzakelijk de HR IT en de gerelateerde bedrijfsvoering grondig te moderniseren.

De vernieuwing van de HR IT is een complexe operatie. JIVC werkt momenteel samen met andere Defensieonderdelen en een regiepartner aan de voorbereidingen om het huidige IT-landschap van meer dan 60 diensten en producten te vernieuwen. Daarbij vormen de HR-systemen en processen een geïntegreerd geheel met vertakkingen door de hele organisatie en kennen een grote mate van verwevenheid met bijvoorbeeld logistiek, financiën, autorisatiebeheer, beveiliging en planning.

De JIVC-afdeling Personeel, Organisatie en Medisch (POM) IT is verantwoordelijk voor het huidige HR IT landschap en zal ook verantwoordelijk zijn voor het nieuwe landschap. Het huidige landschap is ontwikkeld door en in beheer van deze afdeling. Defensie staat voor de uitdaging om van deze eigen ontwikkelde en beheerde omgeving over te gaan naar een meer gestandaardiseerd product aangeboden vanuit de markt. De intentie is dat 1 systeem centraal  komt te staan en de organisatie zoveel mogelijk de standaard processen van dat pakket gaat volgen. Indien noodzakelijk om aan de functionele eisen te voldoen, zal er gebruik worden gemaakt van mogelijke uitbreidingen van andere markt- of Defensiediensten en producten.

Pain

De verwachting is dat de standaardisatie van systemen en processen en de daarmee gemoeide wijzigingen in werkwijze een doorlopend thema zal blijven, ook tijdens de realisatie van het nieuwe IT-landschap. Dit is een uitdaging voor onze organisatie, die gewend is aan ‘maakbaarheid’ (lees maatwerk) in de systemen en excelleert in de door de jaren heen eigen geworden, benodigde workarounds. Door deze uiteenlopende behoeften is een grote mate van disuniformiteit ontstaan in de systeeminrichting van de verschillende Defensieonderdelen evenals op afdelingsniveau. De grenzen en beperkingen van een standaardproduct vragen daarom om een aanpassing van de interne bedrijfsvoering.  

Tegelijkertijd hangt veel af van de opgedane kennis van medewerkers. Daarbij presenteert zich de klassieke uitdaging om de winkel open te houden tijdens de verbouwing; dezelfde mensen die vorm moeten geven aan het nieuwe systeem en de bijbehorende bedrijfsvoering moeten ook het huidige draaiende houden. Deze uitdaging presenteert zich in de vorm van tekort aan integratie- en configuratiecapaciteit binnen de afdeling.

Gain

POM IT gaat graag het gesprek aan met partners die ons kunnen ondersteunen bij het efficiënt inrichten en configureren van de nieuwe HR IT systemen, zodat de personele betrokkenheid vanuit het JIVC zo efficiënt mogelijk wordt ingezet. Ook is de afdeling op zoek naar partners die de configuratiebehoeften van de organisatie goed kunnen duiden en stroomlijnen, zodat de vertaalslag gemaakt kan worden naar een beheersbare en werkbare mate van uniformiteit in de inrichting van de HR IT. Bij deze uitdagingen is het van belang Defensiemedewerkers voldoende te betrekken en mee te nemen in de nieuwe systemen en processen.

Wat feiten en cijfers

Waar hebben we het over?

• medewerkers HR-bedrijfsvoering;
• medewerkers JIVC POM IT;
• gebruikers: 69.000 (Defensiemedewerkers + inhuur).

Voorwaarden voor deelname

Door deelname aan de IT-tafel(s) ga je akkoord met de volgende voorwaarden:

1. Defensie vergoedt geen kosten die gemaakt worden door deelname aan de IT-tafel(s) of daaraan verbonden activiteiten.
2. Defensie mag ervoor kiezen om niet verder te gaan met de IT-tafel(s) of de resultaten daarvan.
3. Alle verstrekte en geleverde informatie van de deelnemers aan de IT-tafel(s) mag Defensie gebruiken voor de opstelling van een programma van eisen, verwervingstraject en/of informatie-uitwisseling met externe partijen.
4. Informatie die Defensie voorafgaand aan en tijdens de IT-tafel(s) deelt kan veranderen. Defensie kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor de gevolgen daarvan.
5. Deelnemers aan de IT-tafel(s) worden niet individueel geïnformeerd over mogelijke verwervingstrajecten en/of vervolgtrajecten. Verwervingstrajecten worden gepubliceerd volgens de geldende wetten en regels.

Meer weten?

Meer informatie vind je via de beginpagina JIVC-leveranciersdialoog. Heb je een vraag? Neem gerust contact op via ons contactformulier.